Notfallvorsorge auf Einrichtungsebene
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Ein Bewusstsein für die Gefährdung der Bestände in Ihrer Einrichtung zu entwickeln, ist der erste Schritt bei der einrichtungsbezogenen Notfallvorsorge. Nur wer die Risiken kennt, kann möglichst passende Gegenmaßnahmen treffen, um diese zu verringern. Damit ist die Arbeit aber noch nicht getan. Der Eintritt verschiedener Notfälle, z.B. ausgelöst durch Naturereignisse, kann nie ganz ausgeschlossen werden, weshalb die Erstellung eines sogenannten Notfallplans von großer Bedeutung ist. Dieser ist nicht nur Teil ihrer Notfallvorsorge, sondern enthält auch wichtige Elemente zur Notfallbewältigung.
Denn gerade im Ernstfall, der eine Stresssituation darstellt, ist es wichtig, die notwendigen Abläufe und Schritte zu kennen, d.h. zu wissen, wie man beschädigtes Kulturgut erstversorgt und den Überblick über die Situation behält.
Die Vorarbeiten für einen Notfallplan sind nicht zu unterschätzen. Planen Sie dafür genügend Zeit und Kapazitäten ein. Wenn es möglich ist, suchen Sie sich Mitstreiterinnen und Mitstreiter in Ihrer Einrichtung und stellen Sie eine Notfallgruppe im Haus zusammen.
Sind Sie eine 1-Personen-Einrichtung, gibt es externe Unterstützungsmöglichkeiten z.B. durch externe Restauratorinnen und Restauratoren, auch im Rahmen eines Förderantrags. Bei der Suche unterstützen wir Sie gerne.
Grundlage der einrichtungsbezogenen Notfallvorsorge ist eine Risikoanalyse, d.h. eine Prüfung hinsichtlich: Welche Gefahren bestehen für meine Bestände? Und welche Gegenmaßnahmen kann ich treffen, um Schäden durch die festgestellten Risiken zu verhindern/oder zu vermindern?
Mustervorlagen zur Risikoanalyse
Zu den häufigsten Schäden, die schriftliches Kulturgut bedrohen, zählen die Wasserschäden. Selbst im Falle eines Brandes entstehen durch Löschwasser Wasserschäden. Daher möchten wir hier diese Gefährdung inklusive der dafür notwendigen Prävention gesondert hervorheben.
Zur Prävention von Wasserschäden ist es notwendig in regelmäßigen Abständen Problemstellen in der eigenen Einrichtung zu lokalisieren und Lösungen zu finden. Die Kontrolle ist besonders vor und nach angekündigten Starkregenereignissen durchzuführen.
Wasserschäden vermeiden
- Checkliste, regelmäßige Kontrolle von Problempunkten (Datei folgt)
Der Notfallplan ist ein für die jeweilige Einrichtung individuell erstelltes Dokument, das regelmäßig zu aktualisieren ist, in dem Planungen, Absprachen und damit zusammenhängende Unterlagen an einem Ort gebündelt werden. Neben Kolleginnen und Kollegen aus den naheliegenden Bereichen Restaurierung und Magazin ist es auch sinnvoll, Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen Haustechnik und auch aus der Verwaltung bei der Erstellung miteinzubeziehen.
Folgende Komponenten sollten in einem Notfallplan enthalten sein:
- Telefon- und Alarmliste
- Maßnahmenplan/Handlungsabläufe
- Prioritätenliste wertvoller Bestände
- Ggf. auch mögliche Ausweichmagazine für Zwischenlagerung von unbeschädigtem Kulturgut
- Liste Kühlhäuser Kontaktdaten
- Materialien zur Erstversorgung (Notfallboxen)
Sie können bei der Erstellung auch auf bestehende Vorlagen zurückgreifen: Mustervorlage Notfallpläne
Abgesehen von Großschadensereignissen sind kleinere „alltägliche“ Notfälle wie Wasserschäden durch schadhafte Rohre oder Starkregen immer möglich. Neben der konzeptionellen Aufgabe der Erstellung eines Notfallplans, ist es auch wichtig für eine schnelle Reaktion im Ernstfall einen Vorrat an Materialien zur Erstversorgung vorrätig zu haben. Durch die Ausstattung mit Notfallboxen können Sie unmittelbar aktiv werden und die Erstversorgung starten. So sind Folgeschäden und Verluste vermeidbar oder können möglichst gering gehalten werden.
Es haben sich zu dem Zweck modular aufgebaute Notfallsets bewährt. Diese enthalten Basismaterialien zur Erstversorgung für kleinere Notfälle (z. B. Wasserschäden), zum Eigenschutz der Erstversorgenden, für das korrekte Verpacken durchnässter Akten oder Bücher und für die Dokumentation.
Ein Beispiel für die Zusammenstellung einer solchen Notfallbox bietet das unten verlinkte LBE-Notfallset. Beachten Sie, dass dieses nur ein Beispiel für eine Zusammenstellung darstellt und von der LBE nicht vertrieben wird.
Allgemeine Handreichung zur Zusammenstellung von Notfallboxen
https://bestandserhaltung.eu/start/notfallvorsorge/online-literatur-und-downloads/downloads
Beispiel: LBE-Notfallset (Handreichung zum LBE-Notfallset )
Wenn nun tatsächlich der Notfall eintritt, ist es wichtig praktische Kenntnisse zur Erstversorgung zu besitzen. Für die Einarbeitung in die notwendigen Schritte der Erstversorgung können Sie unten angegebene Handreichungen zu Rate ziehen.
Das erlangte Wissen muss aber auch unbedingt regelmäßig eingeübt werden. Dafür ist der Besuch oder die eigene Durchführung von Notfallübungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentral.
Notfallübungen werden auch regelmäßig von der LBE als Fortbildung angeboten.
Notfallverbund Münster: illustrierte Handreichung zur Erstversorgung
Eine nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation ist wichtig, damit jederzeit ersichtlich ist, wo sich die Bestände/Objekte befinden. Dies ist vor allem bedeutsam, wenn die Bestände zum Einfrieren und für die Folgemaßnahmen zu unterschiedlichen Dienstleistern gehen.
Die genaue Art und Weise der Dokumentation muss je nach Einzelfall und den Bedürfnissen und Voraussetzungen geprüft werden. Es empfiehlt sich, sich bereits bei der Notfallvorsorge Gedanken darüber zu machen, welche Informationen in der Dokumentation für die Einrichtung vorhanden sein sollten.
Mustervorlage Dokumentation:
- Vorlage LBE praktische Notfallübung (Datei folgt)
Materialien für die Organisation einer kleineren Notfallübung in Ihrer Einrichtung:
- Liste Notfallübungen LBE (Datei folgt)